Microsoft Forms: uusi esitystila ja PowerPoint-upotus

Formsin esitysnäkymää voi käyttää 
suoraan valiten sen Formsista, mutta 
myös PowerPointiin upotettuna.

Lisäsin julkaisun loppuun listauksen muista uusista ominaisuuksista sekä niihin liittyvän ohjevideon 7.3.2024.

Microsoft on julkaissut hienon uudistuksen: Forms-lomakkeisiin ja -kyselyihin on nyt saatavilla esitystila. Samalla on mahdollistettu Formsien upottaminen PowerPoint-esityksiin!

Formsilla voi luoda lomakkeita ja kyselyitä:

• Lomakkeet sopivat mm. kokemusten tai mielipiteiden kartoittamiseen.
• Kyselyiden eli tietovisojen eli kokeiden avulla voi määritellä oikeat vastaukset ja antaa niiden perusteella pisteitä ja sanallisen palautteen.
  
  

Lomake tai kysely luodaan tuttuun tapaan Forms-sovelluksella. Sinne pääsee myös siirtymällä PowerPointin Lisää-välilehden Forms-osioon. Kerää vastauksia -kohdasta on suositeltavaa valita asetus, joka sallii kaikkien vastaamisen. Näin oppijoiden ei tarvitse kirjautua. Muista myös lyhentää URL-osoite. Valitse lopuksi esitystila (ks. kuva yllä), niin saat näkymän, jossa on osallistumista varten lyhennetty linkki ja QR-koodi (kuva alla). Vastaukset päivittyvät esitystilaan reaaliaikaisesti ja voit näyttää tulokset yksi kysymys kerrallaan. Tosin monivalintojen "Muu, mikä?" -vastaukset eivät näytä tallentuvan.

Erityisen hyödyllistä on, että tällaiset kyselyt saa upotettu esitystilassa suoraan PowerPoint-diasarjaan. Se onnistuu valitsemalla Lisää-välilehdeltä Forms. Microsoftin mukaan ominaisuus on tulossa (tullut?) PowerPointin Forms-lisäosaan, mutta oma organisaationi ei salli lisäosan käyttöä. Sen sijaan toiminto näyttää toimivaan PowerPointiin sisään rakennetulla Lisää-välilehden Forms-toiminnolla. Tällöin esitysnäkymän saa valitsemalla kohdan "Läsnä interaktiivisessa kokouksessa".

Tällä hienolla uudistuksella on pari heikkoutta liittyen käyttämiseen PowerPointin kautta. Tehdyn Formsin löytyminen PowerPointin kautta näyttää edellyttävän PP:n uudelleen käynnistämistä. Kätevintä onkin luoda Formsit suoraan PowerPointin kautta. Toinen huomioitava asia on, että jos haluat upottaa lomakkeen tai kyselyn PowerPoint-diasarjaan, tulee molemmat tehdä saman organisaation tunnuksilla. Eli kun oma Office-pakettini on hankittu TUNIn kautta, en voi liittää diasarjaan henkilökohtaisilla Microsoftin tunnuksilla tekemiäni lomakkeita tai kyselyitä.

PS. Kun tämä kirjoitus oli valmis, syötin sen ChatGPT:lle ja pyysin korjaus- ja parannusehdotuksia. Sain niitä 10 ja ne kaikki koskivat kieliasua, eivät itse sisältöä eivätkä kirjoitusvirheitä, vaan asioiden muotoilua hieman toisin. Kuudesta ehdotuksesta hyödynsin jotain, mutta yhtäkään ehdotusta en kelpuuttanut sellaisenaan. Lopuksi tarkastin kieliasun Wordillä, kuten minulla on pitkään ollut tapana.

Ruudunkaappaukuva PowerPointiin upotetusta Formsin esitysnäkymästä.

Muita Formsin uusia toimintoja ovat 

• Harjoitustila (esimerkki sähköisten kokeiden sivulla), joka ei valitettavasti näytä kyselyyn lisättyjä palautteita oikeille ja väärille vastauksille.
• Aukioloajan ja keston voi määriittää.
• Voi lisätä taustamusiikin.
• Pikatuonti Word tai PDF:stä. Tämä sopii käytettäväksi, jos sinulla on kysymykset valmiina esimerkiksi koska olet luonut ne tekoälyllä. Tämän käyttämisen sekä kysymysten tekemisen Copilotilla näytän alle upotetulla videolla.